Von zu Hause aus arbeiten – Remote-Teams und die Kultur bei Zühlke

Two Software Engineers about remote work and...

• How the team culture is changing or being maintained

• What challenges have been mastered or still need to be addressed

• What helps to keep the balance

Vor neun Monaten hat Covid unsere Lebens- und Arbeitsgewohnheiten drastisch verändert und uns alle vor neue Herausforderungen gestellt. Wir bei Zühlke haben großes Glück, dass unser Geschäft trotz der Rezession weiterhin gut läuft und wir unsere Teams weiter vergrößern können. Vor allem unsere Belegschaft in Manchester ist enorm gewachsen, von acht Mitarbeitenden zu Beginn des Jahres auf mittlerweile 27. Fünf Mitarbeitende und Führungskräfte, die diese Phase hautnah miterlebt haben, berichten von ihren Erfahrungen mit Wachstum, Remote-Teams, Herausforderungen und Unternehmenskultur bei Zühlke.

Insight Serie "Arbeiten, interviewen und Teams leiten von zu Hause aus" – Teil 1 von 3.

Ioana Grigoriu kam im Januar 2020 zu Zühlke Manchester und erlebte gleich die Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice

Eadred Birchenough war 2015 einer der ersten Zühlke Mitarbeiter am Standort Manchester und zählt zu unseren dienstältesten Kollegen im Norden Englands.

Arbeiten von zu Hause aus – findet ihr das gut?

Ioana: Ich bin auf jeden Fall ein Fan. Ich freue mich, dass ich nicht pendeln muss. Manche schätzen die Zeit, um runterzukommen, aber für mich war das aber immer nur eine Hetze zum Bahnhof, um dann auf einen Zug zu warten, in den ich noch reinpasse – wie eine Ölsardine natürlich. Jetzt muss ich nur noch aufstehen und nach meiner Morgenroutine kann es losgehen. Aber ich vermisse die anderen Leute bei der Arbeit, das muss ich schon sagen. 

Eadred: Ja, alles in allem würde ich sagen, ich bin auch ein Homeoffice-Fan. Der Arbeitsweg ist schon ein Argument: Weil der wegfällt, bleibt mehr Zeit für die Familie. Andererseits lassen sich Arbeit und Privatleben so schwerer trennen. Früher habe ich die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, immer sehr nützlich gefunden. Nachdem ich das jetzt aber so lange gemacht habe, ist mir klar: Auf Dauer in Vollzeit wäre das nichts für mich. Dieser Austausch mit anderen Leuten – auch einfach mal spontan – das vermisse ich. 

Ist die Zusammenarbeit denn anders, wenn alle im Homeoffice sind?

Ioana: Im Büro ist es spontaner. Man trifft jemanden in der Küche und fängt an zu reden. Das passiert jetzt natürlich so nicht. Allerdings sind die Leute, mit denen ich zu tun habe, alle sehr freundlich und unterhalten sich auch mal gerne. Das Team ist sehr hilfsbereit. Und wenn jemand mal reden möchte, haben alle immer ein offenes Ohr – vor allem, wenn es dem- oder derjenigen gerade nicht so gut geht. 

Eadred: Ja, das stimmt. Was die spontanen Gespräche angeht, da entwickeln sich im Homeoffice eher solche „Silos“: Der Austausch findet jetzt eigentlich nur mit denen statt, mit denen ich direkt zusammenarbeite. Im Büro trifft man aber auch Leute, die was anderes machen. Darüber spricht man dann eben auch, oder man macht einfach mal Smalltalk. 

Das Team hat sich dieses Jahr verdreifacht – kennst Du noch alle?

Eadred: Ich muss zugeben, dass mir das schwer fällt ... Ich gehöre zu denen, die den Namen einem Gesicht zuordnen müssen, damit sie ihn sich merken können. Solange ich bei unseren wöchentlichen Teammeetings alle Gesichter auf dem Bildschirm hatte, war das kein Problem. Aber jetzt mit über 20 Leuten wird das langsam schwierig. Ich hoffe, die neueren Kollegen nehmen es mir nicht übel, wenn ich sie nach der Rückkehr ins Büro erst mal falsch anrede. 

Wie schafft Ihr es, dass sich die Neuen einbezogen fühlen?

Eadred: Zum einen haben wir da unser Buddy-System. Ich war in letzter Zeit zweimal Mentor für neue Teammitglieder, und ich glaube, es ist ganz wichtig, dass man am Anfang eine etwas engere, direkte Beziehung zu jemandem im Team hat. Außerdem ist es auch für mich eine gute Gelegenheit, die Neuen besser kennenzulernen. 

Ioana: Als ich Anfang des Jahres angefangen habe, hatte ich noch das Glück, die Leute im Büro kennenzulernen. Seitdem hatte ich auch online schon ein paar Buddys. So lernt man sich auch kennen – trotz der Distanz. Ich biete den Kollegen – neu und alt – auch immer gerne an, mal eine gemeinsame Kaffeepause zu machen. 

Was hat Zühlke als Arbeitgeber bei der Umstellung auf das Remote Arbeiten gut gemacht und welche Herausforderungen gibt es noch?

Ioana: Die Umstellung aufs Homeoffice ging ziemlich reibungslos: Wir hatten die kollaborativen Online-Tools ja vorher schon und das VPN funktioniert auch gut. Von daher gab es keine technischen Probleme. Was mir fehlt, ist ein richtiges Whiteboard, auf dem ich auch mit Haftnotizen arbeiten kann. Die virtuelle Lösung kann da nicht ganz mithalten. 

Eadred: Ja, an Tools haben wir alles, was wir brauchen. Und wir tauschen im Vorfeld „Best Practices“ aus: Kevin (Regional Director) hat zum Beispiel ausführlich über seine ersten Erfahrungen in frühen Phasen eine Kundenprojektes komplett von zu Hause aus, ganz am Anfang des Lockdowns, berichtet. Was die generelle Unterstützung und auch psychische Belastungen angeht, da wird viel Hilfe angeboten und auch nachgehakt. Wir geben uns gegenseitig Rückendeckung – das ist sehr gut. Zühlke kümmert sich in dieser Hinsicht sehr gut um ihre Leute. 

Was wir irgendwie noch lernen müssen (nicht nur bei Zühlke), ist die Etikette für Videokonferenzen. Zeitverzögerungen führen leicht dazu, dass man sich gegenseitig ins Wort fällt, und dann ist unklar, wer weitersprechen soll. Man hat das Gefühl, man sollte wie im Funkverkehr immer „Over“ sagen, wenn man fertig ist. Aber das nimmt den Besprechungen viel Spontaneität. 

Welche Skills sind denn bei der Remote Arbeit wichtiger geworden?

Eadred: Für mich ist das die Fähigkeit, Ablenkungen auszuschalten – bei mir meist in Form von Chat-Benachrichtigungen, von denen ich vorher nicht weiß, ob sie wichtig sind oder nicht. Das ist im Büro viel einfacher, da hört man so am Rande mit, bleibt aber auf die eigene Arbeit konzentriert, bis wirklich mal was Wichtiges kommt. Deshalb habe ich die Anzahl der Kanäle, über die Chat-Benachrichtigungen reinkommen können, begrenzt. 

Ioana: Für mich spielt dabei die Kommunikation eine ganz große Rolle. Wir müssen uns bewusster werden, was wir sagen, aber auch anderen besser zuhören. Und man muss nachfragen, wenn etwas nicht ganz klar ist! Es fehlen ja zusätzliche Anhaltspunkte wie Körpersprache. 

Was auch wichtig ist, sind Pausen: Wenn man die nicht konkret einplant, arbeitet man leicht zu lange. Deshalb arbeiten wir in der Paarprogrammierung nach der Eieruhr, also alle 25 Minuten fünf Minuten Pause und alle zwei Stunden eine etwas längere. Das sollte ich eigentlich auch mal für meine eigene Zeiteinteilung übernehmen. 

Arbeitet ihr mehr, wenn ihr im Homeoffice arbeitet?

Ioana: Ich glaube, ich schon. Ich habe immer das Gefühl, ich muss die Zeit „nachholen“, wenn es während der Arbeit mal Unterbrechungen gab. Und obwohl man nur schnell eine E-Mail beantworten will, oder einen Bug beheben – schwupps ist eine halbe Stunde weg. Ich denke, man muss da schon aufpassen, dass man nicht irgendwann nur noch arbeitet. 

Eadred: Bei mir ist das vielleicht gerade umgekehrt: Meine Familie sagt mir schon Bescheid, wenn ich zu lange arbeite. Die sind quasi meine Eieruhr. Dieselbe Situation, aber ganz unterschiedliche Folgen. Spannend eigentlich ... 

Was macht Ihr, um einen Ausgleich zu schaffen?

Eadred: Ich genieße die zusätzliche Zeit mit den Kindern. Wir sehen uns vor der Schule und auch, wenn sie nach Hause kommen. Ich fahre außerdem regelmäßig Fahrrad, so wie vorher zur Arbeit, und auch, um ein bisschen an der frischen Luft zu sein. Jetzt, wo das Wetter schlechter wird, fahre ich weniger oft, aber einmal pro Woche habe ich bisher eingehalten. 

Ioana: Bei mir sind es auch Fitness und Ernährung, die einen Ausgleich schaffen. Früher habe ich in der Mittagspause immer schnell in der Stadt irgendwas gegessen. Jetzt bekomme ich zum Mittagessen immer was Gesundes, Selbstgekochtes. Ich bin sehr verwöhnt in dieser Hinsicht, weil ich noch bei meiner Mutter wohne und sie mir das Essen direkt an den Schreibtisch bringt. Auch die Workouts zu Hause finde ich gut: Ich kann jetzt in der Mittagspause eine intensive Intervalleinheit machen und nach dem Duschen wieder pünktlich am Schreibtisch sitzen. 

Was war denn das Witzigste, das euch bei einer Videokonferenz passiert ist?

Eadred: Vielleicht ist „witzig“ nicht das richtige Wort, aber erinnert Ihr euch noch an diesen BBC Südkorea-Korrespondenten vor ein paar Jahren, dessen Kinder mitten in der Live-Schalte reingeplatzt sind...? Ganz so schlimm war's bei mir nicht, aber ich war in einer Videokonferenz und die Kinder draußen auf dem Trampolin. Da kommt plötzlich so ein aufgedrehter dreijähriger Zwerg rein und brüllt: „Papa, Papa, ich hab' Durst, ich hab' Durst!” Oh, und dann ist es ein paarmal vorgekommen, dass jemand gesagt hat: „Du hast aber ein schickes Sofa!“ und ich dann: „Das ist nicht mein Sofa, das ist mein Bett." 

Ioana: Manchmal bringt meine Mutter das Essen rein, wenn ich in einem Videomeeting bin. Während einer Teambesprechung hat sie mal eine Pizza hinter mir auf den Tisch gestellt, und die anderen konnten sich den Hinweis nicht verkneifen: „Essen ist fertig“ Am Ende gab's dann natürlich noch Witze, dass wir Schluss machen müssten, bevor meine Pizza kalt wird.