Das National Dental Centre Singapore verbessert die Effizienz der klinischen Arbeitsabläufe mit einer digitalen App

• Zühlke hat eine Proof-of-Concept-App (POC-App) entwickelt, um die klinischen Arbeitsabläufe des NDCS durch Beratungsanfragen und Benachrichtigungen in Echtzeit zu erweitern.
• Über kollaborative Workshops und User Journey Mapping wurden zentrale betriebliche Probleme identifiziert, was die iterative Entwicklung der App vorantreibt.
• Das NDCS erhielt positive Rückmeldungen zur App und es gibt mögliche Pläne für zukünftige Projekte zur digitalen Transformation. 

Das National Dental Centre Singapore (NDCS) ist das grösste Spezialzentrum für Mundgesundheit in Singapur.

Als landesweites Aushängeschild bietet das NDCS ein breites Spektrum an spezialisierten oralen Pflegeleistungen an, die Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie, Kieferorthopädie und restaurative Zahnheilkunde umfassen.  

Klinische Mitarbeitende des NDCS müssen dichte Terminpläne mit ihrer klinischen, administrativen und wissenschaftlichen Arbeit unter einen Hut bekommen. Oft musste das klinische Personal sich eng mit Kolleginnen und Kollegen abstimmen, um eine effektive Versorgung zu gewährleisten.  

Die Terminabläufe im NDCS bestanden aus manueller oder spontaner Koordination, wie zum Beispiel Ad-hoc-Gespräche im Flur zur Abklärung der Verfügbarkeit. Diese Herangehensweise führt zu längeren Wartezeiten für Patientinnen und Patienten, die eine weiterführende Konsultation benötigen.

Das NDCS stand vor einer operativen Herausforderung, die vor allem aus Lücken in der digitalen Infrastruktur resultierte. In einer derart wichtigen Branche wie dem Gesundheitswesen müssen Führungskräfte effizienten Abläufen oberste Priorität einräumen, da sich diese unmittelbar auf die Qualität der Patientenversorgung auswirken.  

Um diese Probleme anzugehen, unterstützte Zühlke das NDCS bei seiner Digitalisierung der Interaktionen zwischen zahnärztlichen Mitarbeitenden und Patientinnen und Patienten. Aus der Zusammenarbeit entstand ein Proof-of-Concept (POC), der dazu beitragen soll, die Herausforderungen in der Terminplanung und Verfügbarkeit des klinischen Personals zu lösen. 

Schnelle Innovation und Problemlösung

Bei der Problemlösung verfolgte das Team von Zühlke einen nutzerzentrierten Ansatz, der den Menschen ins Zentrum stellt. Der Prozess begann mit der Teilnahme des NDCS-Teams an einem Workshop zur Product Discovery und Designstrategie. Er beinhaltete eine intensive praktische Zusammenarbeit mit der Kundschaft, um die User Journey abzubilden, Probleme zu identifizieren und die wichtigsten Bedürfnisse des klinischen Personals zu identifizieren.  

Zudem wurden Besuche vor Ort durchgeführt, um die konkreten Abläufe des Klinikalltags zu untersuchen und zu beobachten, wie die klinischen Mitarbeitenden in der Klinik untereinander interagierten. Die klinischen Mitarbeitenden wurden nach ihren Inputs gefragt, welche aufgezeichnet wurden, um die gesamte User Experience festzuhalten. 

Dieser kollaborative Ansatz ermöglichte es Zühlke, die Lösung schnell anzupassen und den konkreten Anforderungen der klinischen Mitarbeitenden des NDCS gerecht zu werden. Im Zuge dieses Prozesses hat Zühlke eine Smartphone-App entwickelt, die das Anfordern von Ad-hoc-Unterstützung innerhalb des NDCS digitalisiert hat.  

Die POC-Lösung basiert auf einer „Hand heben“-Schaltfläche, mit Hilfe derer das klinische Personal oder Spezialistinnen und Spezialisten bei Bedarf Hilfe für Behandlungen anfordern können. Die App schickt anschliessend eine Benachrichtigung an andere medizinische Fachleute und befolgt dabei vordefinierte Regeln, um an die richtige Adresse zu gelangen. 

Betriebliche Effizienz und Workflow-Optimierung in einer App

Mit der „Hand heben“-Funktion müssen klinische Mitarbeitende nicht mehr einzelne Kolleginnen und Kollegen kontaktieren, um Hilfe zu erhalten, oder Eingriffe manuell planen. Sie können einfach den „Hand heben“-Button in der App betätigen und so Kolleginnen und Kollegen mit entsprechendem Fachwissen um Unterstützung bitten.  

Dieses System optimiert Konsultationsanfragen effektiv und priorisiert die Antworten je nach Dringlichkeit und benötigter Fachrichtung. Mehrere Benachrichtigungsebenen sorgen dafür, dass Hilfeanfragen über verschiedene klinische Rollen hinweg effizient bearbeitet werden können.  

Durch die Reduzierung der manuellen Kommunikation können sich klinische Mitarbeitende stärker auf die Patientenversorgung statt auf die logistische Koordination konzentrieren.  

Eine frühe und häufige Einbindung des Kunden war für den Projekterfolg ausschlaggebend. Zühlke nutzte iterative Entwicklungszyklen und führte wöchentliche Reviews und Feedback-Sessions mit NDCS-Stakeholdern durch, um die App weiterzuentwickeln. Dieser umfassende und offene Ansatz trug dazu bei, die wirklichen Herausforderungen der Mitarbeitenden des NDCS im täglichen Klinikbetrieb aufzuzeigen und die zugrunde liegenden Probleme frühzeitig zu identifizieren, um gemeinsam zielgerichtete Lösungen zu entwickeln.

Durch die enge Einbindung der klinischen Mitarbeitenden des NDCS in den Entwicklungsprozess hat Zühlke sichergestellt, dass die App nicht nur die technischen Bedürfnisse des NDCS erfüllt, sondern auch die realen Herausforderungen des Klinikalltags adressiert.

Nutzerzentrierter Ansatz zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz

Das NDCS hat nach den ersten Probeläufen mit der App nach Projektabschluss in der POC-Phase sehr positive Rückmeldungen gegeben.  

Kurzfristig gefiel dem klinischen Personal, das die App getestet hatte, der zusätzliche Komfort. Die Mitarbeitenden zeigten sich zudem begeistert über das Potenzial für einen zukünftigen Einsatz. Langfristig hat die iOS-App „Hand heben“ dem NDCS eine tragfähige Lösung demonstriert und damit die Grundlage für weitere digitale Transformationsprojekte innerhalb der Organisation gelegt.  

Die Zusammenarbeit von Zühlke mit dem NDCS verdeutlicht die Bedeutung prozessgetriebener Innovation bei der Bewältigung betrieblicher Herausforderungen. Durch die Priorisierung der User Experience und die Nutzung der iterativen Entwicklung konnte Zühlke das NDCS dabei unterstützen, ein digitales Tool zu kreieren, mit dem sich klinische Arbeitsabläufe signifikant verbessern lassen.