Raum schaffen: Gestaltung einer massgeschneiderten Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeitenden

• Die Gelegenheit zur Neugestaltung der Arbeitsräume für Zühlke London und Manchester ergab sich 2023. In London sollte die vorhandene Fläche um ein weiteres Stockwerk erweitert werden, und in Manchester war der Grund ein Umzug an einen anderen Standort in der Nähe des Stadtzentrums.
• Am Beispiel der Londoner Niederlassung erläutert Neelesh, wie die verschiedenen Nutzertypen sorgfältig in die Überlegungen einbezogen wurden, z. B. die Kunden, die in die Niederlassung kommen und einen Eindruck mitnehmen. Auch ein externes Publikum war zu berücksichtigen, denn die Niederlassung soll auch als Ort für Veranstaltungen und Networking dienen.
• Bei der Neugestaltung der Zühlke-Niederlassungen war die Umweltverträglichkeit ein wichtiger Aspekt. Die Niederlassung in Manchester wurde mit intelligenten Funktionen für Heizung und Belüftung ausgestattet, um den Energieverbrauch zu optimieren und ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Von Neelesh Sonawane (Principal UX Consultant & People Lead und Experte für Human-Centered Design), der den Gestaltungsprozess in der Londoner Niederlassung geleitet hat, erfuhren wir mehr.

Am Anfang steht das Warum

Die Gelegenheit zur Neugestaltung der Arbeitsräume für Zühlke London und Manchester ergab sich 2023. In London sollte die vorhandene Fläche um ein weiteres Stockwerk erweitert werden, und in Manchester war der Grund ein Umzug an einen anderen Standort in der Nähe des Stadtzentrums. Bei beiden Projekten mussten aber zunächst Grundsatzfragen geklärt werden, bevor es an die Ausstattung und Möblierung usw. gehen konnte. Für Neelesh beginnen derartige Projekte mit dem Stellen der richtigen Fragen im Sinne des Human-Centered Design (menschenzentrierte Gestaltung).

Die meisten unserer Mitarbeitenden nutzen die Vorteile der Telearbeit, die wir anbieten. Insofern ist jeder andere Raum als der bei uns vor Ort eine Art ‚Konkurrenz‘. Man muss also verstehen, welche Vorteile diese Konkurrenz bieten kann und welche nicht. In der hybriden Arbeitswelt dürfen moderne Büroflächen die Alternativen nicht einfach nachahmen oder in deren Eigenschaften übertreffen. Vielmehr müssen sie Homeoffice und Co. sinnvoll ergänzen. Bei unserem Konzept geht es darum, was der Arbeitsraum vor Ort bieten kann, was an anderer Stelle fehlt, nämlich Gelegenheiten für den zwischenmenschlichen Austausch. Viele leiden unter Einsamkeit und Zoom-Müdigkeit; für die Attraktivität unserer Büroflächen geht es uns deshalb in erster Linie um Raum für den Austausch untereinander.

Der Gestaltungsprozess

Neelesh erklärt, dass bei beiden Projekten erst einmal die Mindestanforderungen für die Bedürfnisse der Teams ermittelt und erfüllt werden mussten, die dann im Laufe der Zeit nach Bedarf erweitert und optimiert werden können. Es ging darum, im Rahmen des Budgets den möglichen positiven Effekt zu maximieren und dabei die Nachhaltigkeit im Auge zu behalten.

Mit all den verschiedenen Nutzern und Human Centered Design im Hinterkopf wurden die verschiedenen Bedürfnisse einer MoSCoW-Analyse unterzogen. Das steht für ‚must have‘, ‚should have‘, ‚could have‘ und ‚won’t‘ have und liefert eine realistische Vorstellung von den Mindestanforderungen.

Diese Grundbedürfnisse wurden dann den Flächen zugeordnet, um die Möglichkeiten auszuloten. Anschließend wurde das fertige Raumkonzept für die Bürofläche zusammen mit dem Einrichtungspartner Woodalls umgesetzt. Außerdem wurde Feedback von den einzelnen Nutzergruppen eingeholt, um die Zweckeignung vorab zu kontrollieren. „Diese letzte Maßnahme war uns besonders wichtig“, betont Neelesh. „Die Betroffenen sollten in allen Projektphasen mitreden können. Deshalb haben wir uns an jedem Punkt um Vorschläge, Rückmeldungen und Zusammenarbeit bemüht“, berichtet er.

Das Resultat

Das Ergebnis für beide Niederlassungen war ein recht flexibles Konzept mit einer Kombination aus offenen Flächen und privateren Arbeitsplätzen sowie Zonen für gemeinsames Arbeiten und Bereiche für größere Zusammenkünfte. Für die Londoner Niederlassung kommt Neelesh auf das Prinzip der schrittweisen Optimierung des Basisdesigns zurück. Die Fläche wurde mit Blick auf die grundsätzlichen Anforderungen entworfen und realisiert. Nachdem sie jetzt seit einiger Zeit genutzt wird, weiß das Team, welche weiteren Verbesserungen als nächstes anstehen. Dazu gehören die Schallisolierung weiterer Bereiche und die Ausstattung mit Polstermöbeln, um die Fläche einladender und zu gestalten und ihr eine persönliche Note zu geben.

Der höhere Bedarf an Kollaborationsflächen geht mit Human-Centered Design einher. Moderne Büroflächen sind oft trist und unpersönlich, aber das ist hier anders: Alles ist hell, freundlich und einladend. Design, das den Menschen in den Mittelpunkt stellt, beginnt bei der Flächenaufteilung und reicht bis hin zur Farbpalette für die Inneneinrichtung etc.

Bei beiden Einrichtungsprojekten betrachtete das Team den CO2-Fußabdruck als „Kosten“-Faktor, der im Rahmen des Projekts zu berücksichtigen war. Anstatt einfach neu zu kaufen, wurde deshalb gemeinsam mit den Partnern für die Arbeitsplatzgestaltung nach Alternativen gesucht. Insbesondere in London ergaben sich daraus erhebliche CO2-Einsparungen: Durch die Wiederverwendung von Stehschreibtischen, Stühlen und Sitzecken konnten gegenüber dem Neukauf über 8.000 kg an CO2 eingespart werden. Neelesh erklärt auch, dass auf diese Weise qualitativ hochwertigere und besser geeignete Objekte gefunden wurden, auch wenn der Zeit- und Arbeitsaufwand größer war.

Mehr als ein Büro

Design ist wesentlich mehr als der physische Raum – Design schafft das Umfeld für eine Kultur. Hierfür gibt es viele Beispiele, von Kundenmeetings über Town Halls und Business Lunch Talks bis hin zu externen Veranstaltungen für die breitere Tech-Community. Letztere finden oft in Form von Abendveranstaltungen zum Wissensaustausch statt, die über Plattformen wie Meetup organisiert werden, in Formaten wie Product Tank, Lean Agile, UX Sessions, Lean Product und Codeandstuff.

Neelesh bringt die Raumgestaltung bei Zühlke folgendermaßen auf den Punkt: „Bei unserer Arbeit gehen wir im Grunde genauso vor wie unsere UX-Designer. Das Medium ist ein anderes, aber für uns ist es immer wichtig, die Bedürfnisse, Realitäten und Prioritäten der Zielgruppe zu verstehen, sodass wir ein erfolgreiches Gestaltungsergebnis wiederholen und immer weiter verbessern können. So gelingt es uns, dass unsere Arbeitsplätze mit den Bedürfnissen unserer Mitarbeitenden Schritt halten. Das ist ein fortlaufender Prozess und diese Projekte waren erst der Anfang.“