AI in the workplace – Change Management als KI-Erfolgsfaktor

Das Ziel klar kommunizieren

Ein gemeinsames Verständnis des „Warum“ ist essenziell. Doch was oft fehlt, ist die kontinuierliche Kommunikation dieser Vision – damit alle die Richtung und angestrebten Ergebnisse verstehen und sich auch bei wechselnden Prioritäten daran orientieren können. 

Bei Zühlke nutzen wir eine Vielzahl an Kommunikationskanälen im Rahmen unserer Engagement-Strategie. In 1:1-Gesprächen, Management- und Team-Meetings, Newslettern, Townhalls, Knowledge Exchange Sessions und Team Offsites vermitteln wir kontinuierlich, warum KI für uns relevant ist. Und wie sie mit unserer Strategie, unseren Werten und unseren langfristigen Zielen zusammenhängt. Es ist uns wichtig, dass alle nicht nur die Tools verstehen, sondern auch den Sinn hinter der Transformation. 

Positive Ergebnisse sichtbar machen

Menschen orientieren sich intuitiv an bewährten Vorgehensweisen: sichtbare Erfolgsbeispiele nehmen ihnen die Unsicherheit und regen sie dazu an, ähnliche Ansätze im eigenen Arbeitsumfeld zu erproben. 

Bei Zühlke zeigen wir mit Ansätzen wie der Cybernetic Delivery Method™ (CDM) oder Projekten wie dem UNIQA KI-Chatbot konkret, wie KI-Mehrwert schafft. Solche Erfolgsgeschichten wirken ansteckend und zeigen, wie KI zu schnellerer Wertschöpfung und höherer Effizienz beiträgt. Die Folge: Andere Teams werden dazu angeregt, ähnliche Ansätze zu testen. Solche Effekte entstehen aber nicht über Nacht. Eine Dynamik ergibt sich erst dann, wenn eine Reihe solcher Erfolgsgeschichten zusammenkommt. 

Klare Handlungsanweisungen kommunizieren

Wenn Teams eine klare, schrittweise Anleitung zur Nutzung von KI-Tools erhalten, müssen sie nicht erst herumprobieren – sie können direkt loslegen und echte Fortschritte erzielen. 

Bei Zühlke führen wir gezielt Pilotprojekte zur KI-gestützten Delivery durch. Erfahrene Coaches begleiten unsere Teams dabei, KI-Tools durch praxisnahes Training, priorisierte Use Cases und die Integration neuer Arbeitsweisen in den täglichen Arbeitsablauf zu übernehmen. Für jedes Pilotprojekt stellen wir konkrete, wiederverwendbare Assets bereit (zum Beispiel maßgeschneiderte GPTs, Prompt-Bibliotheken, Automatisierungsskripte oder KI-gestützte Methoden zur Prototypenerstellung, Testautomatisierung und Architekturvalidierung). Diese Assets werden in einem zentralen Repository kontinuierlich weiterentwickelt, sodass sie leicht auffindbar und anpassbar sind. So können Teams bei Zühlke auf bewährte Praktiken aufbauen und KI-gestützte Verbesserungen im Rahmen ihrer täglichen Arbeit skalieren.  

Im Laufe dieses Prozesses haben wir gelernt: Der try–learn–adapt-Ansatz (ausprobieren, lernen, anpassen) braucht Zeit. Teams übernehmen neue Arbeitsweisen nicht von heute auf morgen.  

Emotionen ansprechen

Emotionen bewegen Menschen zum Handeln. Wenn man ihnen aufzeigen kann, wie KI sie von monotonen Aufgaben entlastet, wird der Wandel persönlich relevant. 

Bei Zühlke verstehen wir KI als Wegbereiter für kreative und wertschöpfende Arbeit. Wir teilen gerne die Erfahrungen von Mitarbeitenden, bei denen KI langweilige Aufgaben überflüssig gemacht und so Freiräume für strategisches Denken oder den direkten Kontakt zum Kunden geschaffen hat. Dabei stellen wir stets den Mehrwert in den Vordergrund. 

Wandel in kleine Schritte übersetzen

Die Aufteilung von großen Transformationen in kleine, machbare Schritte nimmt Mitarbeitenden die Angst – so gewinnen der Wandel an Tempo. Erste Erfolge zeigen schnell Wirkung, das motiviert und stärkt das Vertrauen in den Prozess. So fühlt sich niemand überfordert – und der Nutzen wird von Anfang an spürbar. 

Bei Zühlke gestalten wir die Einführung von KI-gestützter Delivery in überschaubaren, modularen Schritten. Wir ermutigen unsere Teams, klein zu starten. Das kann eine einfache Lösung beinhalten, wie ein Custom GPT für Business Requirements, ein integriertes KI-Tool wie GitHub Copilot oder spontan erstellte High-Fidelity-Prototypen. Von dort aus skalieren wir, was funktioniert: Erfolgreiche Pilotprojekte werden weiterentwickelt, teamübergreifend geteilt und in breitere Workflows überführt – so verbreitet sich die Einführung von KI-Lösungen organisch im gesamten Unternehmen. 

Mitarbeitende weiterentwickeln

Lernen durch Praxis: Von Offsite-Workshops über Wissenstransfers bis hin zu internen Ansprechpersonen und Communities zu KI – hier braucht es eine kollaborative Lernkultur mit Sicherheit und Vertrauen. 

Bei Zühlke bieten wir spezielle KI-Schulungsformate im Rahmen von Offsite-Veranstaltungen an, bei denen Teams durch praxisnahe Übungen gezielt ihre Fähigkeiten ausbauen und ihre KI-Kompetenz stärken. Über diese intensiven Lernformate hinaus fördern wir den kontinuierlichen Wissensaustausch – etwa durch vierteljährliche KI Knowledge Sharing Sessions und den Wissensaustausch durch Themenbotschafter:innen.

So übertragen wir die Verantwortung für Wandel bewusst an diejenigen, die am nächsten dran sind, und stärken eine kollaborative Lernkultur. Unsere Expert:innen stehen zudem als zentrale Ansprechpersonen zur Verfügung. Das ermöglicht nicht nur schnellen Zugang zum Know-how, sondern schafft auch ein zusätzliches Sicherheitsgefühl für unsere Mitarbeitenden. 

Das Umfeld anpassen

Der Weg für eine gelungene Transformation wird durch die passenden Richtlinien und Prozesse geebnet. Sie verhindern Reibungsverluste, bauen Ängste ab – und sorgen dafür, dass sich neues Verhalten sicher und selbstverständlich anfühlt. 

Bei Zühlke gestalten wir unser unternehmerisches Umfeld so, dass Veränderung leichtfällt. Unsere Responsible-AI-Richtlinie schafft Klarheit und gibt Mitarbeitenden verlässliche Leitplanken, um sicher mit KI zu experimentieren. Um unsere Sales- und Delivery-Teams bei der Umstellung auf diese neue Arbeitsweise zu unterstützen, stellen wir konkrete Hilfestellungen bereit – etwa zur Gesprächsführung mit Kunden über KI, zur Integration von KI-Klauseln in Verträgen sowie zu Best Practices und Anwendungsbeispielen.

Angesichts der dynamischen Entwicklungen im KI-Bereich ist es schwierig, starre Vorgaben zu definieren. Deshalb entwickeln wir unsere Richtlinien kontinuierlich weiter. 

Neue Gewohnheiten schaffen

Routinen rund ums Experimentieren und den Austausch von Erfahrungen zu entwickeln, das macht Innovation zum Teamsport. Erfolge summieren sich, der Fortschritt wird beschleunigt und Mehrwert entfaltet sich im gesamten Unternehmen. 

Bei Zühlke verfügen wir über einen schlanken Prozess für Experimente mit KI-Tools: Durch erweiterte Lizenzen, transparentes Nutzungs-Tracking und strukturiertes Feedback. So wird aus dem Experimentieren eine gelebte Praxis. Denn: Was zur Gewohnheit wird, kostet keine Überwindung mehr. 

Wir ermutigen Teams, ihre Erfahrungen zu teilen – besonders dort, wo konkrete Lösungsideen für bestimmte Projektkontexte bereits Mehrwert schaffen. Natürlich ist es nicht immer leicht, alle zur aktiven Beteiligung zu bewegen – aber wir bleiben dran! 

“Rally the herd”: Kollektives Handeln fördern

Sichtbare Vorbilder beschleunigen den kulturellen Wandel: wenn Mitarbeitende sehen, dass Kolleg:innen erfolgreich mit KI arbeiten, steigt die Bereitschaft, es ihnen gleichzutun. 

Bei Zühlke machen wir gewünschtes Verhalten sichtbar, indem wir unsere „AI Champions“ auszeichnen – zum Beispiel durch öffentliche Anerkennung auf LinkedIn oder interne Preise. Zusätzlich führen wir Social-Media-Kampagnen durch, in denen Mitarbeitende zeigen, wie sie KI beruflich und privat nutzen – und machen den Wandel dadurch greif- und nahbar.